JENIS-JENIS INFORMASI BERDASARKAN
TINGKATAN MANAJEMEN DAN
BERDASARKAN FUNGSINYA
A. Jenis sistem informasi
Sistem informasi di berbagai instansi,
perusahaan, atau organisasi memiliki fungsi yang bervariasi. Ada sistem
informasi yang berfungsi untuk mencatat berbagai transaksi atau perubahan data
yang terjadi, ada sistem informasi yang berguna untuk menghasilkan berbagai
informasi yang digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan, dan ada sistem
informasi yang bertugas memandu manajemen untuk mengambil keputusan. Agar
informasi yang dihasilkan oleh system
informs dapat berguna bagi manajemen, maka analis system harus mengetahui
kebutuhan informasi yang dibutuhkan, yaitu dengan mengetahui kegiatan untuk
masing-masing tingkat manajemen dan tipe keputusan. Dalam hal ni SIM adalah
suatu system yang menyediakan pengelola organisasi data maupun informasi yang
berkaitan dengan pelaksanaan tugas organisasi.
Sistem informasi dapat
dikelompokkan berdasarkan beberapa cara, misalnya berdasarkan tingkatannya,
berdasarkan kegunaannya, berdasarkan prosesnya, dan seterusnya. Berikut akan
dibahas sistem informasi berdasarkan tingkatannya, mulai dari tingkat yang
paling bawah hingga yang paling tinggi.
berikut ini menunjukkan
berbagai tingkatan sistem tersebut lengkap dengan komponen yang diperlukan
untuk menyelenggarakan sistem tersebut. Komponen-komponen pokok yang diperlukan
adalah basis data (yang dapat berasal dari data internal maupun data
eksternal), perangkat keras dan perangkat lunak komputer, jaringan komunikasi,
dokumen (baik berupa cetakan maupun tampilan di layar), prosedur, dan
pengendalian. Komponen ini harus saling bekerjasama agar tujuan sistem
informasi dapat dicapai.
sistem informasi
dapat digolongkan kedalam empat tingkatan, dimulai dari tingkatan paling bawah
dan tingkatan paling tinggi. Masing-masing tingkatan sistem informasi tersebut
adalah:
§ Sistem
pemrosesan transaksi (transaction processing systems)
§ Sistem
informasi manajemen (management information systems)
§ Sistem
pendukung keputusan (decision support systems)
§ Siatem
pakar (artificial intelligence atau expert system)
Tingkatan paling atas menunjkkan system
informasi yang bertanggung jawab pada perencanaan strategis yang biasanya
adalah pimpinan tinggi seperti direktur dan sebagainya. System yang dipakai
adalah Executive Information System (EIS).
Tingkatan paling bawah
menunjukkan sistem informasi yang paling dasar, atau dengan kata lain, di dalam
suatu perusahaan, sistem informasi jenis ini merupakan sistem informasi yang
harus ada, karena digunakan untuk mencatat berbagai tansaksi. Transaksi yang
ada di dalam suatu perusahaan, instansi atau organisasi bukanlah transaksi jual
beli saja, tetapi berbagai bentuk kejadian yang menyebabkan perubahan data.
1. B. Jenis keputusan
Keputusan dapat
digolongkan berdasarkan karakteristiknya. Karakteristik keputusan terdiri atas
masalah yang memerlukan pengambilan keputusan, jalan keluar dan frekuensi
pengambilan keputusan. Ada 2 jenis keputusan yaitu :
Keputusan terstruktur
adalah keputusan yang paling sering terjadi di dalam suatu perusahaan atau
organisasi. Keputusan terstruktur diperlukan karena munculnya masalah yang
jelas dan memerlukan jalan keluar yang jelas. Masalah yang jelas misalnya
adalah barang di etalase toko sudah habis. Jalan keluarnya adalah harus
dilakukan pengambilan barang dari
gudang.
Keputusan tidak
terstruktur adalah keputusan yang masalahnya tidak jelas dan jalan keluarnya
juga belum jelas. Keputusa ini relatif jarang terjadi dan merupakan keputusan
yang dibuat oleh manajemen puncak. Contoh keputusan ini adalah membuka cabang
baru, membuat produk baru, menggunanakan media promosi baru di internet.
1. C. Sistem Pemrosesan Transaksi
Siste1m pemrosesan
transaksi (transaction processing systems atau TPS) merupakan sistem informasi
yang fungsi utamanya adalah mencatat berbagai transaksi yang terjadi di dalam
perusahaan atau organisasi. Transaksi adalah berbagai peristiwa atau kejadian
yang perlu dicatat oleh perusahaan. Dengan demikian transaksi tidak selalu
merupakan transaksi penjualan atau pembelian, tetapi juga meliputi kenaikan
harga, kenaikan golongan karyawan, perpindahan barang dari gudang ke ruang
toko, dan pergantian pimpinan perusahaan.
Manajemen pelaksana adalah
manajemen yang banyak terlibat dalam penggunaan TPS. Manajemen pelaksana
memerlukan TPS untuk mengambil keputusan terstruktur.
Keputusan terstruktur
sifatnya rutin atau sering terjadi, sehingga memungkinkan untuk diotomatisasi.
Contoh, salah satu pekerjaan kasir bank adalah melayani nasabah untuk mengambil
uang tabungan. Pekerjaan ini dapat digantikan oleh ATM.
Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) biasanya dimiliki oleh perusahaan. Sistem ini juga termasuk ke
dalam TPS, karena SIA bertugas mencatat transaksi yang dilakukan oleh
perusahaan. Transaksi yang terjadi di dalam perusahaan dapat digolingkan ke
dalam transaksi pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas, dan
transaksi lainnya (misalnya menghapus aktiva yang sudah tidak digunakan lagi).
D. Sistem Informasi Manajemen
Sistem
Informasi Manajemen ( Management information systems atau MIS) merupakan sistem
informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan, untuk
keperluan pengembilan keputusan oleh manajer, terutama manajer madya dan
manajer puncak. Informasi yang dihasilkan dapat bersifat hardcopy (tercetak) maupun softcopy(tidak tercetak, cukup ditampilkan di layar,
atau disuarakan melalui speaker). Laporansoftcopy tida
perlu dicetak, karena informasinya bersifat sementara.
E.Sistem pemandu keputusan
Sistem Pemandu Keputusan
( Decision Support System atau DSS) adalah sistem informasi yang
bertujuan untuk membantu manajemen puncak dalam mengambil keputusan yang tidak
terstruktur. keputusan tidak terstruktur sifatnya tidak rutin. Disebut
keputusan tidak terstruktur karena masalahnya tidak jelas, jalan keluarnyapun
tidak jelas. Seringkali perusahaan tidak dalam kedadaan terpaksa untuk
mengambil keputusan, tetapi manajemen beranggapan bahwa mereka harus segera
membuat suatu keputusan.Dalam melakukan analisis, perusahaan menggunakan data
yang sudah ada di dalam system basis data, ditambah dengan data fiktif. Semakin
baru masalah yang dihadapi, semakin banyak data fiktif yang digunakan oleh
perusahaan.
F. Sistem pakar
Sistem Pakar
(Expert system disingkat AI/ES) seringkali disamakan dengan kepandaian buatan
(Artificial Inteligence disingkat AI). Ada juga penulis yang berpendapat kedua
system informasi ini sama. Artificial Inteligence adalah
kepandaian buatan, yang belum tentu manusia memiliki kepandaian itu, misalnya
mencocokkan suara orang apakah ia berbohong atau tidak. Sedangkan Expert Systemas (sistem
pakar) adalah sistem yang menampung berbagai keahlian yang dimiliki oleh para
pakar. Karena batasnya sangat tidak jelas dan membedakan keduanya seringkali
tidak bermanfaat, keduya sistem tersebut dalam buku ini dianggap sama.
AI/ES sangat bermanfaat
bagi orang yang tidak berpengalaman. Meskipun demikian, untuk merancang sistem
pakar tidaklah mudah. Kesulitan utama adalah merumuskan kepandaian seseorang
kedalam suatu siste, sehingga mudah dipakai lagi di sistem yang lain.Meskipunn
sulit, manusia tetap berusaha untuk menciptakan sistem pakar, yang sudah
berhasil antara lain adalah pesawat angkasa luar tanpa awak, robot yang bisa
bekerja sendiri, dan berbagai peralatan rumah tangga (seperti kamera dan
kulkas) yang dapat bekerjasama otomatis
G. Variasi sistem informasi
Selain penggolongan
seperti yang telah diuraikan diatas, sistem informasi dapat digolongkan dengan
cara yang lain, misalnya berdasarkan fungsi organisasi atau fungsi perusahaan.
Berdasarkan fungsi yang ada didalam organisasi atau perusahaan, sistem
informasi dapat digolongkan menjadi beberapa jenis berikut ini:
§ Sistem
informasi akuntansi, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data akuntansi
serta menyajikan informasi akuntansi. Sistem ini mencatat pembelian, penjualan,
pembayaran dan penerimaan kas, serta berbagai transaksi terkait.
§ Sistem
informasi produksi, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data peroduksi
serta menyajikan informasi yang berhubungan dengan produksi. Dengan sistem
informasi produksi, manajemen dapat menghasilkan informasi jumlah unit
diproduksi menurut jenis produk, daftar barang diproduksi berdasarkan
departemen produksi, dan perbandingan antara rencana dan realisasi produksi.
§ Sistem
informasi pemasaran, yaitu sistem yang mencatat dan mengolah data pemasaran
serta menyajikan informasi yang berkaitan dengan pemasaran.
§ Sistem
otomatisasi kantor, adalah merupakan sistem informasi yang bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan kegiatan
kantor. Contohnya adalah mencatat dan mengelola surat masuk dan keluar
Berdasarkan klasifikasi lain, sistem informasi dapat dilihat
dengan berbagai cara, sehingga relatif lebih banyak jenisnya. Jenis-jenis
sistem informasi yang ada adalah sebagai berikut:
A. Sistem
Pakar (Expert Systems), yaitu
sistem yang memiliki kemampuan untuk menyimpan atau merumuskan kepakaran
seseorang, sehingga bisa dipakai oleh orang lain. Sebagai contoh, kepandaian
untuk menentukan metode penjualan, kepakaran untuk menentukan harga jual
produk, dan mengatur jadwal kariawan.
B. Sistem
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Systems), yaitu sistem informasi
yang digunakan untuk mengelola pengetahuan, sehingga pembuat keputusan yang
baru tidak perlu belajar lagi. Contoh sistem ini adalah sistem pengambilan
keputusan poni oleh hakim.
C. Sistem
Informasi Strategis (Strategic Information Systems),
yaitu sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan berbagai informasi
strategis, untuk membuat keputusan strategis pula. Contoh sistem informasi ini
adalah sistem untuk memprediksi perkembangan produksi perusahaan lima tahun
yang akan dating.
D. Sistem
Informasi Bisnis (Business Information Systems),
Yaitu sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan berbagai informasi
yang berhubungan erat dengan kegiatan utama perusahaan. Pengertian bisnis dalam
istilah ini tidak semata-mata dibatasi pada jual beli, tetapi juga berbagai
kegiatan lain yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan.
E. Sister
Informasi Terintegrasi (Intergrated Information systems),
yaitu sistem informasi yang dirancang untuk mengintegrasi berbagai sistem yang
ada didalam maupun diluar perusahaan. Sistem ini misalnya adalah CRM (Customer
Relationship Management), SRM (Supplier Relationship Management), dan internet.